企業在採購的過程中，會面對很多的棘手問題，其中最難解決的就是暗箱操作。俗話說，“千里之堤，毀於蟻穴”，發生暗箱操作將會嚴重損害企業的利益，對企業的長遠發展留下後患之憂。

暗箱操作將會一直伴隨着採購活動而存在，企業雖然不可能完全杜絕其現象的發生，但是可以採取措施減少此類現象的出現。

三統一分

“三統”是指所有外購材料要統一採購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款；“一分”則是指費用要分開控制。材料和備品配件的採購要實行“三統一分”的管理機制。統一採購，統一管理，既保證需要，又避免漏洞;既保證質量，又降低價格;既維護企業信譽，又不至於上當受騙。各部門和分廠要對費用的超支負責並有權享受節約所帶來的收益，有權決定採購計劃和採購項目。這樣，物資採購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互制約的機制。

三分一統

“三分”是指三個分開，即市場採購權、價格控制權、質量驗收權要做到三權分離，各自負責，互不越位。“一統”，即合同的簽約特別是結算付款一律統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能夠與客戶見面，實行嚴格的封閉式管理。財務部依據合同規定的質量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算后付款。這樣就可以形成一個以財務管理為核心，最終以降低成本為目的的制約機制。

三公開、兩必須

“三公開”是指採購品種、數量和質量指標公開，參与供貨的客戶和價格競爭程序公開，採購完成后的結果公開；“兩必須”是指必須在貨比三家后採購，必須按程序、按法規要求籤訂採購合同。

五到位、一到底

所謂“五到位”是指所採購的每一筆物資都必須由五方的簽字，即只有採購人、驗收人、證明人、批准人、財務審查人都在憑證上簽字，才被視為手續齊全，才能報銷入賬。“一到底”就是負責到底，誰採購誰負責並且要一包到底，包括價格、質量、使用效果等都要記錄在案，什麼時候發現問題什麼時候處罰。

全過程、全方位監督制度

全過程監督是指採購前、採購過程中和採購完成后都要有監督。從採購計劃的制訂開始，到採購物資使用的結束，共有九個需要進行監督的環節，它們是計劃、審批、詢價、招標、簽合同、驗收、核算、付款、領用。

雖然每一個環節都有監督，但重點在於制訂計劃、簽訂合同、質量驗收和結賬付款四個環節。計劃監督主要是保證計劃的合理性和準確性，使其按正常渠道進行；合同監督主要是其合法性和公平程度，保證合同的有效性；質量監督是保證驗收過程不降低標準，不弄虛作假，每一個入庫產品都符合買方要求；付款監督是確保資金安全，所有付款操作都按程序、按合同履行。如果我們能夠把監督貫穿於採購活動的全過程，就可以建立確保採購管理規範和保護企業利益的第二道防線。

所謂全方位的監督，是指行政監察、財務審計、制度考核三管齊下，方方面面沒有遺漏，形成嚴密的監督網。

責任追究

監督機制的生命在於責任追究，這一點尤其值得我們謹記。擁有嚴格完備的監督機制而沒有相應的懲罰措施，所有的努力都將化為泡影。因此監督的關鍵還在於及時進行的重罰。科學、規範的採購機制，嚴格完備的採購控制不僅可以降低企業的物資採購價格、提高物資採購質量，還可以保護採購人員不受外部利益的誘惑。